La gestión de los gastos es una parte fundamental de la actividad de cualquier autónomo. Llevar un control adecuado de las compras, los servicios contratados y los demás costes del negocio permite conocer su rentabilidad y preparar correctamente las obligaciones fiscales.
A medida que se acerca el final del ejercicio, es recomendable revisar los gastos registrados, comprobar que no falta documentación y analizar si todos están correctamente vinculados a la actividad.
Pero hay una cuestión importante: no todo gasto que realiza un autónomo puede deducirse fiscalmente. Para que tenga esa consideración debe cumplir determinados requisitos.
¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible?
Con carácter general, para que un gasto pueda considerarse fiscalmente deducible en el IRPF de un autónomo que tributa en estimación directa, debe cumplir varios requisitos:
- Estar vinculado a la actividad económica: debe tratarse de un gasto propio de la actividad y relacionado con la obtención de ingresos.
- Estar justificado: es necesario disponer de documentación que acredite la realidad de la operación. La factura es el medio de justificación prioritario en los términos previstos por la normativa.
- Estar registrado: debe figurar en los libros-registro obligatorios.
- Estar correctamente imputado: debe corresponder al periodo y ejercicio que procedan, de acuerdo con las reglas fiscales aplicables.
Por tanto, no basta con disponer de una factura. También debe poder acreditarse que el gasto responde a una necesidad relacionada con el negocio.
¿Qué gastos conviene revisar antes de terminar el año?
Cada actividad tiene unas necesidades diferentes, por lo que los gastos deducibles dependerán de las características concretas del negocio. No obstante, hay algunas categorías que conviene comprobar.
1. Compras y consumos relacionados con la actividad
Si tu negocio necesita adquirir productos, materias primas, mercancías o materiales para prestar sus servicios, revisa que todas las operaciones estén correctamente registradas.
Comprueba también que dispones de las facturas correspondientes y que los importes coinciden con las operaciones realizadas.
2. Alquileres y suministros
El alquiler de un local, oficina o espacio profesional puede formar parte de los gastos de la actividad cuando se cumplen los requisitos correspondientes.
En el caso de los suministros, como electricidad, agua, internet o teléfono, es importante analizar la vinculación con la actividad y las circunstancias de cada caso.
Si trabajas desde casa, no debes aplicar automáticamente los mismos criterios que a un local afecto exclusivamente al negocio. La normativa contempla reglas específicas para determinados gastos de suministros de la vivienda parcialmente afecta a la actividad.
3. Servicios profesionales y asesoramiento
Los servicios contratados para el desarrollo del negocio pueden constituir gastos de la actividad cuando cumplen los requisitos fiscales.
Aquí pueden incluirse, según las circunstancias, servicios de asesoría, gestoría, profesionales independientes, mantenimiento o servicios informáticos.
4. Personal y Seguridad Social
Si tienes trabajadores, revisa los gastos relacionados con sus salarios, cotizaciones empresariales y demás conceptos laborales que correspondan.
También conviene comprobar que los importes registrados coinciden con las nóminas, seguros sociales y documentación laboral.
5. Equipos, herramientas y material informático
Los ordenadores, maquinaria, mobiliario y herramientas utilizados en el negocio requieren un análisis específico.
Dependiendo de su naturaleza, valor y vida útil, pueden tener la consideración de gasto corriente o estar sujetos a las reglas de amortización del inmovilizado.
Por eso, no siempre es correcto deducir íntegramente el importe de una compra en el momento de realizarla.
6. Seguros relacionados con la actividad
Determinadas pólizas vinculadas al desarrollo del negocio pueden tener consideración de gasto deducible, siempre que cumplan los requisitos aplicables.
Conviene revisar qué seguros tienes contratados, a qué actividad corresponden y cómo están documentados.
7. Formación y actualización profesional
Los cursos, jornadas y actividades formativas pueden estar relacionados con el mantenimiento o mejora de los conocimientos necesarios para desarrollar la actividad.
Para valorar su deducibilidad es importante que exista una relación justificable con el negocio y que se cumplan los requisitos fiscales.
Cuidado con los gastos de uso personal y profesional
Uno de los aspectos que más dudas genera es el de los gastos que tienen un uso mixto, es decir, que se utilizan tanto para la actividad como para fines particulares.
Puede suceder con el teléfono móvil, el vehículo, los suministros de la vivienda o determinados equipos.
En estos casos, la deducibilidad depende de las reglas específicas aplicables a cada concepto y de que pueda acreditarse la afectación a la actividad cuando sea necesario.
No es recomendable incluir automáticamente el importe completo de estos gastos sin analizar antes sus circunstancias.
Checklist: qué revisar antes de cerrar el año
Antes de terminar el ejercicio, dedica un tiempo a comprobar estos puntos:
- ¿Están registradas todas las facturas recibidas?
- ¿Hay gastos pendientes de justificar?
- ¿Se han incluido correctamente los gastos recurrentes?
- ¿Están identificados los gastos de uso mixto?
- ¿Se han revisado las inversiones y amortizaciones?
- ¿Los gastos están vinculados a la actividad?
- ¿La documentación está ordenada y disponible?
Una revisión periódica evita acumular tareas y facilita la preparación de las declaraciones fiscales.
No se trata de gastar más, sino de gestionar mejor
A veces se piensa que realizar compras antes de terminar el año permite reducir automáticamente los impuestos. Sin embargo, adelantar un gasto que no necesita el negocio no siempre es una buena decisión.
Antes de realizar una inversión o contratar un servicio, conviene valorar su utilidad, su coste y su impacto real en la tesorería.
La planificación fiscal debe ir acompañada de una buena gestión económica.
Revisa tus gastos deducibles con Duart-Ferris
En Duart-Ferris asesoramos a autónomos y pymes para que puedan gestionar correctamente sus obligaciones fiscales y mantener un control adecuado de sus gastos.
Analizamos cada situación para identificar qué gastos pueden tener consideración fiscal deducible y qué documentación conviene conservar.
¿Quieres revisar los gastos de tu actividad antes de terminar el año? Contacta con nuestro equipo.